Mit unseren hybriden Events bieten wir Ihnen das Veranstaltungsformat der Zukunft – die perfekte Lösung für aktuelle und zukünftige Projekte. Bei hybriden Veranstaltungen handelt es sich um Live-Veranstaltungen, die durch digitale Komponenten perfekt ergänzt werden. So kann das Event sowohl virtuell als auch persönlich besucht werden. Das bietet Ihnen nicht nur in Corona Zeiten viele Vorteile.
Bei einem hybriden Event handelt es sich um eine öffentliche Veranstaltung. Hier werden verschiedene Veranstaltungstypen wie ein reales Event und ein digitales Event miteinander kombiniert. Sie gelten als Unterkategorie der Online Events und kreieren neuartige Veranstaltungen. Diese digitale Mischform bietet ein sehr hohes Maß an Flexibilität, da sowohl online als auch offline teilgenommen werden kann. Die Interaktion kommt trotz der räumlichem Trennung nicht zu kurz, da über das Mikrofon und eine Webcam live kommuniziert werden kann. Dabei gibt es auch bezüglich des Eventformats keinerlei Einschränkungen und Sie erhalten das Beste aus beiden Welten. Es kann sich bei Ihrem Event um eine digitale Jobbörse, virtuelle Konferenz, virtuelle Hauptversammlung oder einer virtuellen Messe als hybrides Event handeln.
Hybride Veranstaltungen bieten die perfekte Möglichkeit alle potentiellen Kund*innen zu erreichen. Durch die Möglichkeit sowohl an einem realen Event teilzunehmen, als auch an einem digitalen Event erhöhen sich die Chancen der Leadgenerierung, da eine höhere Reichweite erzielt wird. Zudem können alle Inhalte auch nachträglich noch abgerufen werden und stehen somit einer weiteren Vielzahl an Kund*innen zur Verfügung. Durch die Umsetzung eines kleineren realen Events können außerdem viele Kosten wie Mieten, Auf- und auch Abbaugebühren eingespart werden. Aus diesem Grund bieten hybride Veranstaltungen auch einen Kostenvorteil für Unternehmen.
Während der Corona Krise haben wir gelernt, wie wichtig digitale und virtuelle Formate sind, um weiterhin beispielsweise Produktinnovationen zu präsentieren. Wurden Formate wie virtuelle Messen oder hybride Veranstaltungen vor der Krise eher vereinzelt genutzt, erleben sie nun einen regelrechten Boost. Und auch nach der Corona Krise werden hybride Events sowie hybride Messen bleiben und sogar an Bedeutung gewinnen. Die Akzeptanz von virtuellen oder hybriden Events hat sich bereits enorm gesteigert und wird weiter steigen.
Hybride Veranstaltungen bieten viele Vorteile – stellen Unternehmen aber genauso vor Herausforderungen. Vor allem die Kommunikation zwischen dem Live Publikum und dem Online Publikum sollte gut durchdacht sein. Diese ist selbstverständlich von einigen Kriterien abhängig. Zunächst muss genauer definiert werden, worauf der Fokus des hybriden Events liegen soll. Handelt es sich um eine live Veranstaltung, die nur durch eine Online Plattform ergänzt werden soll? Oder soll der Fokus auf das digitale Event gesetzt werden? Im Zusammenhang mit dieser Möglichkeit könnte dann das Live Event beispielsweise nur für ausgewählte Kunden umgesetzt werden. Eine weitere Möglichkeit der Umsetzung ist die Gleichberechtigung von Online und Live Event.
Folgend gilt es die Kommunikation des Events zu definieren. Dieser Aufbau der Kommunikationswege ist natürlich abhängig von Ihrer Fokussierung der Veranstaltung. Das Live Publikum erhält die Informationen über den direkten Kommunikationsweg durch Vorträge oder auch durch die Ausstellung der Produkte. Dem Online Publikum können die Inhalte dann als pdf Dateien an den verschiedenen Ständen oder Informationspunkten zur Verfügung gestellt werden. Die Inhalte können aber auch über einen Livestream auf die virtuelle Event Plattform gebracht werden. Dabei können diese entweder live übertragen werden oder nach dem eigentlichen Vortrag zur Verfügung gestellt werden.
Sobald Sie sich entschieden haben, wie Sie Ihren Fokus für die hybride Veranstaltung setzen möchten und die Kommunikationswege definiert wurden, gilt es im folgenden Schritt die geeignete Plattform auszuwählen. Wir arbeiten mit verschiedenen Plattformen, die alle ihre spezifischen Vor- und Nachteile haben. Abhängig von Ihren Kriterien wählen wir dann gemeinsam eine geeignete virtuelle Event Plattform für Sie aus.
Wird diese Frage verneint, dann kann es gegebenenfalls auch ausreichend sein das Live Event aufzuzeichnen und den Livestream auf einer virtuellen Event Plattform später zur Verfügung zu stellen. Dadurch kann Personal gespart werden, da dieses einen Tag auf dem Live Event und am nächsten Tag auf der virtuellen Plattform arbeitet.
Dieser Punkt ist vor allem für die Auswahl der Plattform Ihres hybriden Event wichtig. Abhängig vom Fokus empfehlen wir verschiedenen Plattformen.
Auch diese Frage hat einen Einfluss auf unsere Plattform-Empfehlung. Grundlegend gibt es verschiedene Anbindungsmöglichkeiten für verschiedenen Tools wie beispielsweise miro oder Slack.
Der Einsatz der App zur Kommunikation stellt einen weiteren Kostenpunkt dar. Wird nur eine einseitige Kommunikation gefordert, dann kann auf die App verzichtet werden, es sollten aber gegebenenfalls andere Tools eingebunden werden.
Da Interaktion bei einer hybriden Veranstaltung sehr wichtig ist, bieten unsere virtuellen Event Plattformen die Möglichkeit das reale Event mit dem virtuellen Event oder der virtuellen Messe zu verknüpfen. Durch zahlreiche Interaktionstools, wie 1:1 Chats, Podiumsdiskussionen und vielen weiteren Möglichkeiten können die virtuellen Teilnehmer*innen zum Beispiel Fragen stellen und mit dem Publikum interagieren. So funktioniert das hybride Event als digitale Plattform für Diskussion, Kommunikation und Austausch, während die reale Veranstaltung gerade stattfindet. Die virtuellen Teilnehmer*innen schauen also nicht nur zu, sie können die Veranstaltung aktiv miterleben und gestalten. Ein einzigartiges hybrides Event entsteht.
Bei der Planung und Umsetzung der hybriden Veranstaltung, der hybriden Messe oder der virtuellen Messe stehen unsere Projekt- manager*innen natürlich dauerhaft zur Verfügung und unterstützen die Unternehmen tatkräftig.
Auch die Technik trägt einen wesentlichen Teil dazu bei, dass das hybride Event erfolgreich verläuft. Für eine bestmögliche Bildqualität ist es wichtig, dass ein Beleuchtungskonzept ausgearbeitet wird. Dafür werden verschiedene technische Tools wie Schweinwerfer und bei persönlichen Präferenzen auch Farben und Effekte benötigt. Für eine gute Live Übertragung sollte deshalb auch eine Steuerkonsole oder -software angewendet werden. Ebenfalls sollten HD-Kameras und entsprechende Stative verwendet werden. Für den Ton der Vortragenden empfehlen wir zudem Ansteckmikrofone sowie Studiomikrofone für die Gäste. Auch die Komponenten der realen Veranstaltung können für die virtuellen Nutzer*innen auf einer optisch gleichen virtuellen Event Plattform nachgebildet werden. Auf der Online Plattform steht ebenfalls Personal für Fragen und zum Austausch für die Nutzer*innen zur Verfügung. Dadurch erhalten auch diese Besuchenden alle relevanten Informationen. Bei der Umsetzung der gesamten Technik sowie der Integration in die virtuelle Event Plattform unterstützen wir Sie natürlich gerne.
Durch die Option auch virtuell am hybriden Event teilzunehmen, haben Personen, die aufgrund von zeitlichen, ökologischen oder aus Kostengründen nicht vor Ort sein können, trotzdem die Möglichkeit dabei zu sein. Dadurch ergibt sich aus der Anzahl der virtuellen Teilnehmenden und der Personen vor Ort eine viel größere Reichweite. Sie erzielen also mehr Leads sowie eine gesteigerte Reichweite.
Bestimmte Inhalte des hybriden Event können im Nachhinein als „On Demand Content“ auf einer Webseite oder Plattform zur Verfügung gestellt werden. In kleineren Clips aufbereitet, können die Inhalte nach der hybriden Veranstaltung z.B. auf Social Media verbreitet werden und somit Lebensdauer und Reichweite des Events verlängern.
Unsere virtuellen Event Plattformen bieten für hybride Events oder virtuelle Messen zahlreiche Möglichkeiten zur Analyse und zum Reporting des gesamten Events. So kann die Veranstaltung auch nachträglich hinsichtlich des Erfolgs ausgewertet und gegebenenfalls auf die Zielgruppe optimiert werden.
Durch die Umsetzung von hybriden Events kann schnell ein positiver ROI erzielt werden. Denn unsere virtuellen Event Plattformen sind für ein ganzes Jahr verfügbar und unsere Projektmanager*innen unterstützen dauerhaft bei der Umsetzung der hybriden Veranstaltungen. So entstehen lediglich anfänglich Kosten, die sich dann aber schnell amortisieren. Zudem muss das Event vor Ort aufgrund des hybriden Konzepts nicht mehr so großflächig aufgefahren werden.
Da vieles flexibel auf die Teilnehmenden angepasst werden kann, bieten hybride Events eine höherwertige Erfahrung und die Grundlage für langfristige Kundenbeziehungen. Sind sich Personen beispielsweise noch nicht sicher, ob es ihnen Wert ist für ein Event anzureisen, haben Sie die Möglichkeit sich die hybride Veranstaltung zunächst Online anzuschauen und das nächste Event vor Ort zu besuchen.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil stellt der Aspekt der Nachhaltigkeit dar. Da die hybride Veranstaltung ortsunabhängig ist, müssen somit weniger Personen persönlich zur Veranstaltung anreisen. So sorgen Sie dafür, dass CO2 eingespart wird. Dieser Aspekt wirkt sich positiv auf die CO2-Bilanz des Unternehmens aus und kann in unserer umweltbewussten Zeit einen Wettbewerbsvorteil darstellen.
Zusammenfassend gilt, dass hybride Veranstaltungen einen höheren Planungsaufwand haben, da ein Online und ein Live Event geplant, realisiert und finanziert werden müssen. Jedoch ermöglichen Sie bei einer hybriden Veranstaltung viel mehr Personen den Zugang zu Ihrem Event und haben somit auch eine höhere Leadgenerierung. Zudem sparen Sie Reisekosten und Personalkosten ein. Jedes hybride Event ist einzigartig und komplett abhängig von den Anforderungen. Aus diesem Grund sollten die bereits genannten Fragen vorab besprochen werden.
